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Comptabilité
 

 Comptabilité

 

Caractéristiques générales

  • Statut (temporaire, définitif)
  • Écritures de simulation, actives et inactives
  •  Écritures modèles
  • Transactions paramétrables par et pour l'utilisateur, qui automatisent les valeurs et contrôles par défaut
  • Saisie manuelle d'écritures, saisie par lot
  • Modèles paramétrables qui automatisent les saisies récurrentes
  • Journaux à contrepartie automatique
  • Automatisation des transactions intersites et de l'équilibrage des comptes sur les comptes liés
  • Automatisation des transactions intersociétés et de l'équilibrage des comptes sur les comptes liés
  • Saisies récurrentes (fixes ou variables), avec calcul automatique du solde
  • Extournes automatiques à une date paramétrable
  • Automatisation de la gestion des arrondis lors de la conversion de devise
  • Plusieurs options de conversion de devise : taux fixe, valeur la plus basse, valeur la plus haute
  • Lettrage manuel ou automatique (sur analogie de référence ou de libellé, sur montant, sur montant en devise, par passage au solde)

Le lettrage s'accompagne des automatismes suivants :

  • Génération automatique d'écarts de lettrage en dessous d'un seuil paramétrable
  • Génération automatique d'écarts de change pour les opérations en devise
  • Historisation des lettrages permettant de restaurer à date la situation des comptes lettrés

 

 Conclusion

  • Automatisation des opérations d'arrêtés : factures à recevoir, facture à émettre, avoirs à recevoir, produits/charges constatées d'avance
  • Contrôles paramétrables des états de l'arrêté : exhaustivité des écritures, vérification des soldes…
  • Clôture comptable
    • par site ou par société, au choix
    • Génération automatique d'écriture de redressement de compte à compte (optionnel)
    • Génération automatique du résultat et du report à nouveau
    • Génération automatique d'écritures à partir d'écritures modèles avec des montants calculés par formules paramétrables (par exemple, quote-part du solde d'un comptemultipliée par un coefficient)

 

 

Aspects déclaratifs

  • Gestion des taxes
    • Sur débit, sur encaissement
    • Gestion du prorata de TVA
    • Suspension de taxe, prestations immatérielles
    • Services
    • TVA intra-communautaire
    • TVA sur acompte, sur impayé
    • Taxes parafiscales
    • Aide à la déclaration des Échanges de Biens intra-communautaires
    • Aide à la déclaration des Échanges de Services intra-communautaires
    • Gestion des rapports fiscaux
    • Activation du processus de déclaration fiscale conformément à la législation

 

Comptabilité de tiers 

 

Facturation

  • Gestion de types de facture (facture, avoir, note de débit, de crédit, pro forma)
  • Contrôle d'unicité (factures fournisseurs)
  • Gestion des mentions légales sur les factures
  • Calcul automatique des échéances sur la base des conditions de règlement
  • Calcul automatique des taxes (TVA, taxes parafiscales)
  • Calcul de retenues sur facture, préparation des retenues sur règlement
  • Ventilation des imputations aux dimensions analytiques
  • Gestion automatique des flux inter-sites
  • Gestion automatique des flux inter-sociétés
  • Gestion des factures périodiques avec alertes, de workflows et de fonctions de traçabilité

 

Gestion des échéances

  • Automatisation du calcul des échéances depuis la facturation, à partir de la date de départ d'échéance et des conditions de règlement
  • Gestion d'échéanciers de règlement (nombre d'échéances illimité pour une facture)
  • Transactions paramétrables de modification des échéances, en fonction des droits des utilisateurs (mode de règlement, date d'échéance, approbation de paiement, litige…)
  • Regroupement ou éclatement d'échéances
  • Gestion du bon à payer, avec workflow de validation paramétrable

 

Crédit client

  • Gestion du tiers facturé, du tiers payeur, du tiers groupe et du tiers risque, qui peuvent être identiques ou non
  • Règles paramétrables de calcul du risque commercial et du risque financier (prise en compte ou non du portefeuille dans l'en-cours…)
  • Règles paramétrables de contrôle de l'en-cours vis-à-vis de l'en-cours autorisé, validation de workflow
  • Gestion des agios/escomptes
  • Balance âgée, par consultation avec toute la traçabilité amont/ aval, ou par édition
  • Recouvrement des créances par la gestion de campagnes de relance
  • Définition des règles de constitution des campagnes, en particulier par représentant, risque, tiers groupe, famille statistique…
  • Tiers relançable ou non, seuil minimum, en devise
  • Relance globale, globale par niveau, globale par délai, détaillée par facture
  • Contact par lettre, e-mail, téléphone, fax, lien avec le service client pour générer des tâches automatiquement
  • Jusqu'à neuf niveaux de relance, avec à chaque niveau des textes paramétrables
  • Calcul des intérêts de retard
  • Gestion de la politique de crédit et informations sur le niveau de crédit par messagerie

Flux financiers

  • Définition des banques et des caisses, en nombre illimité
  • Saisie banque ou caisse
  • Processus automatisés de traitement des paiements, y compris dans un cadre international :
    • Description paramétrable des processus permettant de définir les étapes que doivent suivre les flux de règlement et les contrôles qui doivent être réalisés
    • Gestion automatique d'opérations particulières telles que les acomptes versés/reçus, les compensations, les écarts de règlement, les frais bancaires
    • Comptabilisation et lettrage automatiques paramétrables
    • Automatisation des campagnes de règlement/prélèvement par des propositions automatiques de règlement soumises à validation
  • Saisie rapide par picking des échéances à solder
  • Automatisation des opérations inter-sites, inter-tiers, inter-collectifs
  • Règlement en devise, règlement dans une devise autre que la devise de facturation ou de banque. Automatisation des écritures inter-devises
  • Déclaration des soldes de paiement en vue de préparer les déclarations statistiques périodiques relatives aux paiements de non-résidents et aux dettes/créances
  • Gestion des escomptes/agios, des écarts de change
  • Encaissement/décaissement d'acompte, avec gestion de la TVA et émission du bon d'acompte
  • Acomptes sur commande, avec imputation totale/partielle à la facturation
  • Automatisation de la saisie des impayés :
    • gestion des frais bancaires,
    • refacturation de ces frais, passage au collectif douteux
    • régularisation de TVA
  • Prise en compte des particularités légales et fiscales des pays gérés en standard : lettre-chèque, traite, prélèvement, avis de domiciliation, virement à émettre, bordereau de remise…
  • Fonction de paramétrage des fichiers bancaires par banque permettant de décrire des formats, livraison d'une bibliothèque de formats prêts à l'emploi

 

Rapprochement bancaire

  • Rapprochement (pointage des entrées de comptabilité générale)
  • Pointage en partie simple
  • Saisie ou importation des relevés bancaires. La structure du relevé bancaire est décrite dans une fonction de paramétrage souple et évolutive. Il est donc facile d'intégrer de nouveaux formats.
  • Pointage en partie double (relevé d'une part, grand-livre d'autre part)
  • Outils de rapprochement manuel : tri et recherche par montant, type, description, date, référence (n° de chèque…)

 

Relevé bancaire avancé

  • Importation de relevés bancaires sous la forme de fichiers. La structure du relevé bancaire est décrite dans une fonction de paramétrage souple et évolutive
  • Exécution d'un processus permettant de lettrer automatiquement chaque opération bancaire d'un relevé avec les éventuelles échéances selon des critères de recherche paramétrables
  • Examen du résultat du lettrage automatique et traitement, le cas échéant, des lettrages/saisies manuels
  • Génération des paiements une fois le lettrage terminé
  • Comptabilisation de ces paiements à l'aide des fonctionnalités de paiement standard (saisie de paiements/génération de remises de fonds)

 

Affacturage

  • Génération de quittances et édition des lettres de cession
  • Comptabilisation des quittances
  • Fichier magnétique
  • Notification de règlement
  • Externalisation du recouvrement des paiements clients

 

Notes de frais

  • Saisie des informations personnelles
  • Saisie des notes de frais par collaborateurs, dans le respect de la confidentialité
  • Identification des natures de frais paramétrables (déplacement, hôtel, taxi…)
  • Définition des plafonnements de remboursement et des seuils de remboursement (kilométrique, par exemple)
  • Gestion des taxes
  • Rapports
  • Workflow de validation paramétrable
  • Comptabilisation automatique paramétrable
  • Éditions de contrôle
 

 Prévision de trésorerie et situation bancaire

  • Traduction de documents de vente et d'achat en prévisions d'entrées/sorties de trésorerie
  • Prise en compte d'événements supplémentaires ponctuels ou récurrents (paies, taxes…) avec application de règles de gestion
  • Analyse desituations prévisionnelles de trésorerie via le regroupement des entrées et des sorties avec la situation bancaire actuelle

 

Extension vers des modules experts

  • Transfert vers la trésorerie des prévisions de trésorerie, avec des informations paramétrables
  • Échéances court terme : flux de règlement traités
  • Échéances moyen terme : image des échéances non soldées
  • Transfert de la trésorerie des virements d'équilibrage

 

 

 

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