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Achats
 

Référentiel Achat

 

Fournisseur 

  • Déclinaison du fournisseur : commandé, facturant, payé et groupe
  • Multi-adresse et multi-RIB
  • Gestion des contacts par adresse
  • Gestion des escomptes/agios
  • Modes de règlement multi-types et multi-échéances, avec gestion de mode de règlement substitutifs
  • Suivi commercial et financier
  • Montant minimum de commande
  • Commandes multi-lignes
  • Suivi qualité des fournisseurs
  • Palmarès fournisseursContrôle de l'en-cours fournisseur :
    • Situation en temps réel de l'en-cours
    • Contrôle de l'en-cours paramétrable (blocage…)
  • Consultations avec piste d'audit du général au détaillé :
    • Analyse du risque commercial par site, société ou dossier
    • Analyse du risque financier par site, société ou dossier
    • Consultation de comptes multi-collectifs
    • Consultation des dernières opérations
    • Consultation de l'historique commercial
    • Consultation des tarifs du fournisseur
  • Relance fournisseur par commandes non livrées sur

    articles attendus

 

Catégories d'articles

  • Regroupements d'articles ayant des règles de gestion similaires
  • Création rapide d'un article héritant des règles de gestion et des valeurs par défaut de la catégorie
  • Association de règles de gestion concernant les entrées et les sorties
  • Association de règles d'allocations paramétrables
  • Association de règles de valorisations paramétrables

 

 Articles

  • Sur stock ou non, gestion des numéros de série, numéros de lot et de sous-lot
  • Articles commerciaux, prestation de service ou prestation de sous-traitance
  • Gestion de la TVA et de taxes parafiscales
  • Référence article, désignation article, unités, quantités minimum d'achat personnalisables par fournisseur
  • Identification des fournisseurs de contremarque par article
  • Consultations avec piste d'audit du général au détaillé
    • Consultation de catalogue de tarifs
    • Consultation du stock par site
    • Consultation des coûts article
    • Consultation et association des articles concurrents
    • Consultation du parc article

 

Unités

  • Unités de stock
  • Unités de conditionnement avec facteurs de conversion fixes ou variables
  • Unités commerciales (ventes, achats)
  • Règles de transformation d'unité paramétrables en cas de prélèvement dans une autre unité : déconditionnement, gestion de rompus, fractionnement d'unité
  • Gestion d'étiquettes de stock selon les conditionnements

 

Tarifs-remises

  • Structure tarifaire paramétrable par fournisseur
  • Tarifs multicritères paramétrables
  • Gestion des tarifs par devise, par coefficient, par quantité ou par formule paramétrable
  • Tarifs inter-sociétés
  • Tarifs applicables par intervalles de date
  • Tarifs applicables par ligne et/ou par document
  • Remises et frais à la ligne et en pied, en montant, en pourcentage, en cumul, en cascade
  • Simulation d'application de tarifs
  • Historisation des prix et remises appliquées
  • Importation de catalogue fournisseur
  • Gestion avancée des coûts d'achats avec intégration possible des frais liés à la chaîne d'approvisionnement
 

Transactions intersociétés/intersites

 

Gestion automatisée des flux commerciaux entre les sites d'une

même société ou de sociétés différentes :

  • Tarification inter-société
  • Commandes de vente négoce générées automatiquement à partir de commandes d'achat
  • Commandes ouvertes générées automatiquement à partir de commandes d'achat
  • Commandes de sous-traitance
  • Facturation inter-société avec génération du contrôle facture d'achat sur le site client
  • Gestion des flux logistiques entre les sites d'une même société ou de sociétés différentes :
  • Livraisons inter-sites
  • Réceptions inter-sites avec héritage des caractéristiques de stock des livraisons correspondantes 
  • Retours clients ou inter-sites avec héritage des caractéristiques de stock des retours fournisseurs correspondants
  • Mouvements de stock inter-sites immédiats pour des sites proches géographiquement
  • Configuration de règles et processus relatifs aux mouvements afin de déclarer les flux de sous-traitance

Documents commerciaux

  • Transactions de saisie paramétrables par utilisateur (saisie rapide)
  • Cycle d'achat paramétrable :
    • Appel d'offre / Demande d'achat / Commande
    • Demande d'achat / Appel d'offre / Commande
    • Appel d'offre / Commande
    • Commande / Facture
    • Commande / Réception / Facture
    • Commande / Facture / Réception
    • Facture directe
  • Numérotation automatique ou manuelle
  • Liens illimités de document à document
  • Définition de textes imprimables en en-tête, en pied et à la ligne de document
  • Identification du code affaire à la ligne

Gestion avancée des frais d'achat

  • Gestion avancée des frais d'achat permettant aux utilisateurs d'anticiper les frais d'achat applicables aux importations soumises à des standards internationaux (Incoterm) ainsi qu'aux achats réalisés à l'échelle nationale
  • Estimation des frais d'achat d'un bien et du coût des opérations incluses dans la chaîne logistique
  • Deux méthodes de gestion avancée à disposition : Coefficient frais d'approche, structure de coût
  • Rapprochement coût/facture complémentaire
  • Sur commande fournisseur : frais d'achat par ligne ou dans le total, détail par nature de charge
  • Possibilité de définir le coût de chaque étape du transport de biens selon différents calculs
  • Structure de coût constituée d'une liste des charges pour un transport incluant toutes les étapes
  • Structure de coût dépendant de l'article, de l'article-fournisseur ou de l'article-fournisseur site par site

Appels d'offre

  • Gestion des demandes (multi-articles et multi-fournisseurs)
  • Édition des demandes par fournisseur
  • Prise en compte des demandes d'achats
  • Comparaison des offres
  • Réponses et relances
  • Génération de lignes de tarif

 Autorisation de dépenses

  • Gestion en temps réel du suivi budgétaire
  • Contrôle budgétaire (avec avertissement ou blocage) en montant ou quantité, avec plafond de dépassement par utilisateur
  • Circuits de signature paramétrables pour les demandes d'achat, les commandes et les commandes ouvertes, avec circuit supplémentaire en cas de dépassement budgétaire
  • Gestion des signataires principaux et suppléants, permutation
  • Moteur de workflow intégré au circuit
  • Génération automatique d'écritures de pré-engagement (demande d'achat) et d'engagement (commande)
  • Désengagement de l'étape précédente possible à toutes les étapes de la transaction
  • Génération automatique d'entrées et imputation directe des montants réalisés sur la ligne de budget (factures à recevoir, avoirs à recevoir, factures, factures complémentaires et avoirs)
  • Piste d'audit entre une demande d'achat, une commande, une réception ou une facture et le document comptable correspondant

 

Demandes d'achat

  • Saisie et édition des demandes d'achat
  • Interrogation et justification des prix appliqués
  • Demandes pour achats généraux ou commerciaux
  • Prise en compte des suggestions de réapprovisionnement
  • Prise en compte des appels d'offre
  • Solde manuel ou automatique des demandes d'achat
  • Génération de commandes en fonction des autorisations
  • Consultation des commandes associées 

 

Commandes fournisseurs

  • Saisie et édition de commandes d'achat fournisseurs ou commandes ouvertes avec programme de livraison
  • Commandes pour achats généraux ou commerciaux
  • Gestion des avenants
  • Gestion des acomptes
  • Circuit de validation et de signature
  • Suggestions de réapprovisionnement
    • Prise en compte des demandes d'achat et des commandes de sous-traitance
    • Prise en compte des appels d'offre
  • Génération automatique de contremarques à partir des commandes clients avec traçabilité (contremarque directe ou contremarque de réception)
  • Solde manuel ou automatique des commandes d'achat
  • Gestion des reliquats
  • Interrogation et justification des prix appliqués
  • Situation de la commande (traçabilité, réception, factures)
  • Consultations avec piste d'audit :
    • Consultation des réceptions et factures
    • Consultation des demandes d'achat consommées
 

 Workflow d'achat

 

  • Demandes d'achat, commandes et commandes ouvertes à signer
  • Demandes, commandes et commandes ouvertes signées
  • Historique des commandes d'achat ouvertes et des documents d'achats signés
  • Historique des documents mentionnant une approbation ou un refus
  • Annulation de la signature d'un document

Logistique

  • Optimisation des coûts de transport et de la quantité en fonction de la capacité des conteneurs
  • Planification des expéditions basée sur le produit inclus dans le conteneur et suivi du mouvement de ce conteneur depuis le site du fournisseur jusqu'au lieu de livraison
  • Coordination des expéditions de fournisseurs visant à réduire les coûts de transport
    • Identification d'autres produits et suggestions à l'intention du fournisseur
    • Affichage des tendances de commande en fonction de l'historique d'utilisation des produits
    • Estimation des coûts de transport liés à la capacité des conteneurs
    • Sélection de conteneurs permettant d'identifier leur capacité en poids et en volume
    • Comparaison de lignes sélectionnées avec la capacité disponible
    • Saisie manuelle des champs de poids et de volume si nécessaire

 

Outils décisionnels

 

 

Plan de travail de l'acheteur

  • Consommation des suggestions et des demandes d'achat
  • Commandes directes
  • Choix du fournisseur
  • Possibilité de modifier le fournisseur habituel de contremarque
  • Génération de commandes classiques, inter-sociétés ou intersites

 

Planning global

  • Analyse multisite par famille d'articles ou par article
  • Mise en relief des ordres critiques
  • Regroupement de commandes
  • Génération de commandes, de demandes de livraison ou de demandes d'achat
 

Plan de travail

  • Analyse monosite, mono-article
  • Regroupement de commandes
  • Génération de commandes, de demandes de livraison ou de demandes d'achat

 

Valorisation stock

  • Suivi des coûts
  • Coût standard, coût standard révisé, coût unitaire moyen
  • Coût moyen par lot, FIFO, LIFO, dernier prix d'achat et coût simulé, prix standard et prix simulé
  • Coefficient d'approche
  • Valorisation des en-cours de sous-traitance
  • Régularisation sur facture fournisseur (montant, quantité, cours devise)
  • Régularisation sur facture complémentaire (facture transporteur)
 

Stocks

  • Traçabilité
  • Consultation du stock réel ou prévisionnel avec date de première disponibilité
  • Consultation du détail des stocks
  • Consultation consolidée ou par site de stockage
  • Consultation de l'historique des mouvements de stocks
  • Consultation des stocks en transfert et en transit (inter-sites ou inter-sociétés)

 

 

Calcul des besoins nets

  • Réapprovisionnement sur seuil / périodique / inter-sites
  • Calcul des besoins nets
  • Calcul en fonction des stocks de sécurité

 

 

Réceptions

  • Réception directe ou par picking de lignes de commandes
  • Réception d'expéditions inter-sites ou inter-sociétés
  • Réception de prestations de sous-traitance
  • Réception détaillée ou rapide à quai avec gestion de plans de rangement pour compléter les informations de stock
  • Sorties de stock sous-traitance
  • Gestion des emplacements, des lots fournisseurs ou internes et des numéros de série
  • Situation de la réception (factures, retours)
  • Impression des étiquettes de stock
  • Traitement des mouvements en attente et des ruptures

 

Assurance qualité

  • Gestion des numéros de lots, sous-lots
  • Gestion des numéros de série
  • Gestion des DLU (dates limites d'utilisation)
  • Gestion des statuts de stock : accepté, rejeté, contrôlé
  • Gestion de la date de re-contrôle
  • Gestion de sous-statut de stock
  • Définition de fiches de contrôle qualité
  • Procédures de contrôle qualité avec demande d'analyse
  • Gestion des péremptions
  • Gestion de la traçabilité amont et aval

 

Retours

  • Création de retours par sélection de lignes de réceptions ou saisie directe
  • Réintégration des quantités retournées sur commande
  • Génération de l'avoir correspondant

 

 

Factures fournisseurs

  • Type de facture paramétrable
  • Enregistrement et vérification
  • Autorisation par utilisateur du niveau de bon à payer
  • Rapprochement Facture / Bon de réception / Commandes
  • Rapprochement Avoir / Retour / Facture
  • Factures et avoirs complémentaires
  • Ventilation des éléments de pied de facture à la ligne
  • Régularisation en valeur des mouvements de stock en fonction des écarts sur facture
 

Intégration comptable

  • Factures à recevoir
  • Avoirs à recevoir
  • Factures fournisseurs
  • Pré-engagements et engagements avec contrôle budgétaire
  • Gestion des acomptes
  • Comptabilisation des mouvements de stock
  • Comptabilisation des en-cours de sous-traitance
  • Gestion des dimensions analytiques
 

 Taxes

  • TVA sur débits et encaissements
  • TVA intracommunautaireTaxes parafiscales en montant et pourcentage
  • Formules applicables sur taxes parafiscales (seuil, quantité…)

 

Déclaration d'échange de biens (DEB) de l'UE

  • Interface d'intégration des nomenclatures douanières et d'association aux fiches articles
  • Enregistrement des données nécessaires à la déclaration d'échanges de biens (régimes, natures, conditions de livraison…)
  • Fonction d'extraction des flux devant être déclarés avec possibilité de modifier les informations extraites
  • État de vérification des informations à déclarer
  • Gestion des particularités locales de la DEB (Portugal, Royaume-Uni, Italie…)

 

 

Gestion de la sous-traitance

  • Sous-traitance de service ou de fabrication (composants ou matières fournis et non fournis)
  • Nomenclature de sous-traitance
  • Ordre de sous-traitance
  • Délai de sous-traitance par fournisseur
  • Suggestion et génération d'ordres de sous-traitance suite au CBN
  • Réapprovisionnement et livraisons des matières
  • Allocations / Dés-allocations
  • Suivi la consommation sur les ordres de sous-traitance
  • Calcul et consultation des coûts prévisionnels de sous-traitance
  • Calcul et consultation des prix de revient de sous-traitance

 

 

 

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